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Bien intégrer un nouveau collaborateur en 10 points

Prendre ses nouvelles fonctions

Ne vous est-il jamais arrivé de poser un pied dans une entreprise et de comprendre immédiatement que vous n'êtes pas à la bonne place, que rien ne ressemble à ce qui vous a été "vendu", présenté… Bref, vous remettez en question votre décision d'avoir démissionné (au pire) pour rejoindre ce nouvel employeur. Cela ne vous est jamais arrivé ? Moi si. Je me suis trompé d'employeur à deux reprises, j'ai fait confiance, j'ai cru, je n'ai pas vérifié, enfin pas vraiment, je me suis fait avoir… et je l'ai toujours compris à l'instant même où je poussais la porte de l'entreprise pour la première fois (merci les recrutements à distance !). 
C'est une impression, rien d'autre, une perception défavorable, immédiate, un sentiment bizarre que l'on préfère étouffer en se disant que l'on exagère et que l'on voit le mal partout et que finalement tout s'arrangera très rapidement… sauf que rien ne s'arrange.

Savez-vous ce qu'aurait pu mettre en place l'employeur pour m'éviter cette très désagréable sensation : l'organisation d'un accueil adapté.
"Qui êtes-vous ? Bon, je n'ai pas été prévenu de votre arrivée, asseyez-vous ici, on va tâcher de vous dénicher un ordinateur… mais il faudra attendre pour obtenir votre adresse e-mail, le responsable informatique est en congés et ne reviendra que dans 15 jours !"… Gloups. 

Comment demander de l'engagement à ce nouveau collaborateur qui n'est pas attendu ? Comment dans ces conditions lui transmettre une culture d'entreprise motivante, stimulante et respectueuse ? Comment lui donner envie, lui procurer le plaisir essentiel à sa performance et son épanouissement au travail ?

faciliter le succès d'un recrutement par une excellente intégration
L'accueil d'un nouveau collaborateur


Voici comment lui préparer le meilleur accueil possible, celui qui laissera une remarquable première impression :

1- Préparez son bureau sur lequel vous disposerez les fournitures essentielles (crayons, bloc-notes, calculatrice, etc…), 

2- Désignez une personne en charge de l'accueil dès l'arrivée du nouveau collaborateur. La désignation d'un parrain me semble être la solution la plus adaptée.

3- Remettez un livret de bienvenue (ok, il vous faudra probablement le rédiger au préalable) contenant :

  • toute la documentation commerciale et corporate de l'entreprise, 
  • le règlement intérieur, 
  • les horaires, 
  • le nom et la fonction des personnes de l'entreprise (le département, leur e-mail et numéro de téléphone),
  • L'ensemble des procédures et leur référentiel,
  • Le fonctionnement du CE et les avantages proposés,
  • Un récapitulatif des restaurants, hôtels proches de l'entreprise,
  • Les accès à l'intranet,
  • L'usage interne des réseaux sociaux,
  • Les dates des grands évènements  de l'entreprise (présence sur les salons, journées portes ouvertes..)
  • Un courrier personnalisé du dirigeant, présentant les valeurs et ses engagements (rarissime…),
4- Remettez l'ensemble des codes et identifiants - dès le premier jour- aux différents logiciels et progiciels internes (même si la formation est prévue plus tard), une adresse e-mail aura été préparée et son bon fonctionnement testé en amont. Ah oui, demandez à l'informaticien de sourire...

5- Les cartes de visite auront été imprimées quelles que soient la durée du contrat et la fonction du nouvel arrivant - le coût est dérisoire, l'impact maximal. Je recommande aussi cette pratique pour l'arrivée de stagiaires.

6- Un nouvel ordinateur sera remis, il contiendra un disque dur nettoyé (il m'est arrivé de trouver les dossiers personnels de mon patron qui m'avait "refilé" son PC), des logiciels formatés et sera immédiatement opérationnel (préparation en amont à prévoir par le service informatique (qui bien sûr sera informé en amont de l'arrivée du collaborateur).

7- Organisez un programme précis d'intégration en planifiant une rencontre avec chaque manager, chaque responsable de département, remettez au nouveau son planning pour chaque jour et chaque heure en indiquant les lieux de rencontres (bureau ovale, salle de réunion N°4,…) ainsi que le nom et la fonction de l'interlocuteur.

8- Dès la première demie-journée, prévoyez une visite complète de l'entreprise et la présentation de chaque service et de chaque salarié (penser à désigner un guide parfaitement au courant des fonctions et prénoms de chacun… pour éviter les malaises !) "je te présente.... euh... c'est comment déjà ton nom ?".

9- Le premier déjeuner est essentiel, prévoyez un repas en équipe (les plateaux repas en salle de réunion ou une table réservée "Chez Momo*" feront merveille !),

10- Enfin, tout cela ne fonctionnera qu'à partir du moment où l'annonce de l'arrivée d'un nouveau collaborateur aura été officialisée auprès de TOUS les membres du personnel, que le "parrain" en charge de l'accompagnement sera connu de tous et qu'un remerciement anticipé pour l'excellence de l'accueil aura été délivré…

Pas de révolution, du bon sens, de l'hospitalité et la volonté de favoriser l'intégration du nouveau collaborateur constituera l'objectif premier de cette démarche. Pour avoir orchestré plusieurs intégrations en entreprise et coaché de nombreux arrivants dans leur nouvelles fonctions, ces instants resteront gravés dans tous les esprits, favorisant par la même occasion une ambiance beaucoup plus chaleureuse et humaine.. / Coach emploi

*Chez Momo : DROUAZ MOHAMMED 53 Avenue JEAN JAURES  -  94110, ARCUEIL / au 01 49 12 17 05 proposant le meilleur couscous de la région parisienne chaque vendredi ! Je lui dois mon premier déjeuner avec ma collègue Nathalie qui deviendrait ensuite mon épouse. Merci Momo !

*Crédit photo  Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net


2 commentaires:

  1. Le simple fait de penser à la préparation de l'intégration est un bien grand pas que beaucoup d'entreprises ne font pas. Ensuite, effectivement, comme bien souvent, il faut du bon sens.
    Parmi les bonnes idées déjà croisées, sans ordre particulier :
    - quelques jours voire une semaine où le nouvel arrivant travaille/gravite dans tous les services sauf celui où il va travailler. En général, il n'y a aucune urgence à mettre le salarié tout de suite à la tâche. Prendre un peu de temps au démarrage permet souvent d'en gagner plus tard. Le salarié comprend mieux le fonctionnement de l'entreprise, ses différentes activités...
    - les mails de bienvenue des collègues en réponse au test de fonctionnement de l'adresse mail (cf point 4) font toujours plaisir.
    - la tenue de points réguliers avec le tuteur ou le responsable hiérarchique, durant la première journée, les premières semaines, les premiers mois. Des jalons indispensables pour s'assurer que tout se passe bien.
    - avant l'arrivée du nouveau salarié, il est important de bien lui préciser l'heure de début de cette fameuse journée, au moins la semaine précédente. Un mail ou coup de téléphone permettra également de prévenir que l'équipe entière déjeunera ensemble ce jour-là au resto pour éviter au candidat de se demander ce qu'il fera de son temps du déjeuner.
    - le tuteur ou parrain peut donner quelques indications sur la culture d'entreprise (qui tutoyer ou non, les habitudes de pauses et plus généralement les moments informels...).

    L'idée est à mon sens de réduire au maximum l'incertitude pour le candidat. Mieux il se sentira accompagné dans sa prise de fonction, mieux il s'intègrera.

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  2. Cela semble tellement évident et simple qu'on se demande pourquoi cela n'est pas plus souvent fait. Si les entreprises fonctionnaient moins en mode pompier, en sous effectif et avec des procédures à rallonge (procédure pour acheter l'ordi du nouvel arrivant par ex) on pourrait espérer une amélioration.

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